Ochrona prywatności i bezpieczeństwo - niszczenie i archiwizacja dokumentów
Wiele dokumentów wymaga wieloletniego przechowywania. Niektóre z nich wymagają jednak zachowania ze względów prawnych lub organizacyjnych. Dowiedz się, jak powinna przebiegać archiwizacja danych i niszczenie dokumentów, by nie narażać się na wyciek wrażliwych danych.
Kiedy można wykonać niszczenie dokumentów?
Aby zapewnić pełną zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, ważne jest niszczenie wyłącznie tych dokumentów, których okres przechowywania upłynął. Dokumenty objęte obowiązkiem ustawowego przechowywania muszą być bezpiecznie archiwizowane do momentu, aż staną się nieaktualne. Proces niszczenia powinien odbywać się z użyciem profesjonalnych niszczarek spełniających normę ISO/IEC 21964, co gwarantuje odpowiedni poziom bezpieczeństwa, a ścinki nie mogą przekraczać 800 mm².
W zależności od ilości i rodzaju dokumentów można realizować proces samodzielnie lub zlecić to firmie zewnętrznej, która zapewnia certyfikaty potwierdzające zniszczenie. Firma niszcząca dokumenty często może istotnie ułatwić ten proces. Prowadzenie szczegółowej ewidencji przekazanych do zniszczenia dokumentów oraz przechowywanie certyfikatów dodatkowo wzmacnia bezpieczeństwo i potwierdza zgodność z obowiązującymi regulacjami, zarówno przy niszczeniu dokumentów papierowych, jak i archiwizacji cyfrowej.
Cyfrowa archiwizacja danych w firmie
Cała praca, jaką jest digitalizacja dokumentów to kluczowy proces przekształcania tradycyjnych zasobów papierowych w formę cyfrową poprzez skanowanie, z użyciem wysokiej jakości skanerów, które zapewniają ich czytelność i dokładność. Ważne jest również, aby wybrać odpowiednie formaty plików, takie jak PDF/A, które gwarantują długoterminową dostępność i integralność dokumentów. Po archiwizacji danych organizacja plików odgrywa istotną rolę – stworzenie logicznej struktury folderów oraz zastosowanie metadanych, takich jak standard Dublin Core, ułatwi identyfikację i wyszukiwanie danych. Niezbędne jest także wybranie odpowiedniego systemu archiwizacji, inwestując w oprogramowanie wspierające tworzenie kopii zapasowych, szyfrowanie danych oraz kontrolę dostępu.
Firmy powinny rozważyć modele przechowywania, takie jak rozwiązania chmurowe SaaS lub lokalne serwery, w zależności od swoich potrzeb. Skanowanie dokumentów w Warszawie można zlecić zewnętrznej firmie. Aby zapewnić bezpieczeństwo danych, należy stosować zaawansowane zabezpieczenia, w tym szyfrowanie, silne hasła oraz regularne tworzenie kopii zapasowych, co minimalizuje ryzyko utraty danych w wyniku awarii lub cyberataków.
Zobacz również: